Cara kerja saat ini: semua perubahan resmi yang menyentuh data master proyek (unit, pengguna, tanggal kontrak) diajukan via formulir Bantuan (Google Form) untuk jejak dokumentasi yang konsisten. Diskusi & koordinasi internal dilakukan di grup WhatsApp proyek. Tidak ada email formal yang dipakai untuk operasional sehari-hari.
Perubahan apa pun yang menyentuh data master proyek harus didokumentasikan dan disetujui sebelum dijalankan di sistem AutoKon.
Perubahan Unit (tambah / kurang / ubah spesifikasi unit):
- PM diskusi internal di grup WA proyek dengan SM, pelaksana terkait, dan Owner.
- PM ajukan ke Owner secara tertulis — lampirkan alasan, dampak biaya, dampak jadwal, daftar unit terdampak. Bila perubahan unit
>2%dari total, wajib addendum kontrak. - Owner setujui/tolak dalam 3 hari kerja (di-share di grup WA + dokumen signed).
- PM submit formulir Bantuan dengan kategori "Perubahan Unit" — lampirkan persetujuan Owner.
- Tim AutoKon update sistem dalam 2 hari kerja, konfirmasi via WA grup.
- PM verifikasi data di dashboard sebelum tim melanjutkan pekerjaan.
- Notifikasi resmi ke seluruh stakeholder di WA grup proyek.
Dampak typical: dashboard di-recalibrate, baseline jadwal di-update, BASTP per unit di-revisi.
Perubahan Pengguna:
- Tambah user baru — ada personel baru bergabung. Diajukan SM (untuk pelaksana/pengawas) atau PM (untuk SM) via formulir Bantuan. Target 1 hari kerja.
- Ganti user — rotasi/pergantian. Diajukan PM dengan data lama & baru. Target 1 hari kerja.
- Nonaktifkan user — resign/mutasi/selesai. Diajukan PM/SM. Wajib segera (same day) agar akses tidak menggantung.
Submit via formulir Bantuan dengan kategori "Perubahan Pengguna". Isi: nama lengkap, no HP, NIK/ID karyawan, peran (Pelaksana/Pengawas/SM/PM/Owner), proyek terkait. Sertakan alasan singkat (tambah/ganti/nonaktif).
Perubahan Tanggal Mulai / Selesai:
Prinsip:
- Tanggal mulai = kontrak efektif (perubahan butuh addendum).
- Tanggal selesai = milestone kontraktual (mundur
>2 mingguwajib eskalasi Tingkat 2). - Milestone internal boleh disesuaikan PM tanpa addendum, tapi tetap didokumentasikan.
- Sistem mempertahankan baseline awal sebagai referensi (tidak dihapus).
Langkah:
- Trigger — identifikasi penyebab pergeseran (cuaca, force majeure, perubahan scope, dll.). Diskusi di WA grup proyek.
- Pengajuan — PM menulis memo ke Owner (tanggal baru, alasan, dampak biaya, mitigasi).
- Persetujuan — Owner via addendum tertulis + notifikasi seluruh stakeholder di WA grup.
- Update sistem — PM submit formulir Bantuan dengan persetujuan terlampir; tim AutoKon update dalam 1 hari kerja; PM verifikasi.
Matriks approval perubahan — legenda:
- Approve = persetujuan tertulis (signed memo / addendum)
- Recommend = rekomendasi tertulis
- Info = wajib diberitahu (di WA grup)
- Execute = pelaksana teknis update sistem
| Jenis Perubahan | PM | Owner | AutoKon | Notifikasi |
|---|---|---|---|---|
| Tambah/ganti pelaksana, pengawas | Approve | Info | Execute | Tim proyek (WA grup) |
| Tambah/ganti SM | Recommend | Approve | Execute | Tim proyek + Owner |
| Tambah/ganti PM | — | Approve | Execute | Tim proyek + Owner |
| Nonaktifkan user (resign/mutasi) | Approve | Info | Execute (same day) | Tim proyek |
Tambah/kurangi unit ≤2% | Approve | Info | Execute | Tim proyek + Owner |
Tambah/kurangi unit >2% | Recommend | Approve + Addendum | Execute | Semua + Legal |
| Geser milestone internal | Approve | Info | Execute | Tim proyek |
| Geser tanggal selesai kontrak | Recommend | Approve + Addendum | Execute | Semua + Legal |
| Force Majeure (SOP 05) | Report | Approve | Execute | Semua + Legal + Asuransi |
Checklist dokumentasi (lengkap sebelum eksekusi):
- Memo permohonan (signed PM)
- Lampiran alasan / dampak biaya (Rp) / dampak jadwal
- Persetujuan tertulis sesuai matriks
- Submission formulir Bantuan AutoKon
- Addendum kontrak bila nilai
>2%atau timeline>2 minggu - Update RAB/BoQ bila spec berubah
- Berita Acara Perubahan Lingkup (signed PM & Owner)
- Notifikasi di grup WA proyek
- Update di sistem AutoKon (verified PM via dashboard)
- Update register risiko & jadwal proyek
Penyimpanan: folder proyek di Drive/SharePoint perusahaan klien → sub-folder Perubahan Proyek → YYYY-MM-DD_jenis-perubahan. Retensi minimal 5 tahun setelah serah terima.